Na začiatku listu vyjadrili ľútosť. Použite zdvorilé formy vhodné pre obchodné listy, ako je napríklad "Ospravedlňujeme sa za spôsobené nepríjemnosti ...". Nie je nutné ísť do dôvody, ktoré vás prinútili zrušiť schôdzku, pretože nemáte protistranu k týmto veciam. Vhodné používať frázu "z dôvodov mimo našu kontrolu ...", "s ohľadom na súčasnú situáciu na trhu."
Navrhnúť protistranu preplánovať na inú vhodnú dobu. Najlepšie je dať mu najavo, že ste pripravení zvážiť jej podmienky, miesto a čas stretnutia. V prípade odmietnutia rokovaní vzhľadom na to, že medzi vaše organizácia v zásade nemožno zmluvne informuje, že ste si istí, že sa vzťahujú na organizácie, ak sa v dohľadnej budúcnosti, budete potrebovať svoje služby. Nepíšte, že "vaša spoločnosť nie je požadované tovar v tejto kategórii," alebo "naši konkurenti lacnejší," to je nezdvorilé. Dokončiť želanie list prosperity podnikania podpísať. Uistite sa, že dať dátum písania.
Poslať list, faxom alebo e-mailom. Uistite sa, či je doručená príjemcovi. Zavolajte protistrany, opýtajte sa, či list prišiel, a ešte raz sa ospravedlňujem za to, že stretnutie nemôže konať.