Zoberme si otázku konferencie finančného zabezpečenia. Môžete to urobiť ako prostriedok na prilákanie spoločnosti a fondy od sponzorov a účastníkov. Vykonajte ekonomické výpočty a určiť, koľko peňazí bude treba venovať účastníkom.
Komisia na svojom prvom zasadnutí by sa malo rozhodnúť o programe konferencie, súhrny a požiadavky na predloženie správy, lehotu na ich predloženie. Treba vyslať pozvánky na konferenciu, ktorá sa všetkým potenciálnym účastníkom. Obvykle sa tak deje prostredníctvom e-mailu, a aplikuje sa na požiadavky programu listu a ktoré musia byť splnené správ a diplomových prác. V tom istom liste, zadajte nákladov na účasť na konferencii. V sprievodnom liste, požiadať príjemcu, aby vás informovať o svojej účasti alebo odmietnutie z neho. Ak súhlasíte, nerezidentským účastníci musia informovať vás, že sa im musieť nájsť hotel.
Doprajte všetky obdržané informácie a určiť počet účastníkov. Na tomto základe, a uvoľniť tak miesto v krčme, pripraviť podklady pre účastníkov a vytvoriť priestor pre tematické výstavy a stretnutia.
Poriadok v programe tlači rokovania, zariadiť tlačiť súhrny musia byť predložené k účastníkovi ihneď po registrácii, pred schôdzou. Môžete si tiež objednať odznaky, ktoré musia byť uvedené názvy a patronymics, postojov a organizácie, kde účastníci.
Na potreby účastníkov základe, vybaviť izbu, ktorý bude hostiť konferenciu. S najväčšou pravdepodobnosťou budete potrebovať špeciálne zariadenie - mikrofóny, počítače, projektory, projekčné plátna. Uistite sa, že sála bola dostatočný počet elektrických zásuviek.
Usporiadať účastníkov jedlo konferencie. Môžete súhlasiť s niektorými kaviarní medzi stretnutia všetci mohli vypiť šálku kávy alebo v ich blízkosti sa tam na obed.
Pripraviť materiály a podklady pre distribúciu účastníkom pri registrácii. Uistite sa, že vložiť do každej sade pero, poznámkový blok programu.