Zvláštnosťou tlačovej správy je to, že táto krátka správa, a to by nemalo trvať dlhšie ako jeden list formátu A4, môžu nielen prilákať novinárov k určitej udalosti, ale tiež, aby všetky potrebné informácie o spoločnosti odosielateľa.
Záruka, že PR-text, viazaný pritiahnuť pozornosť médií a podporovať ju kontaktovať firmu pre viac informácií, vykonáva zaujímavú epizódu. Novinári môžu mať záujem, napríklad vydanie nového produktu alebo služby, prezentácie, konferencie, ktorým sa zvýši dôležité otázky pre spoločnosť, a ďalšie.
Účinnosť tlačové správy, závisí na jeho štruktúre. Text tohto dokumentu by mal byť vypracovaný na základe obrátenú pyramídu, kde sú všetky informácie o dôležitejšie menej dôležité.
Tento dokument by mal začať s hlavičkou, ktorá stručne popisuje epizódu. Napríklad, "spoločnosť" Scullyová "otvára novú pobočku v Jekaterinburgu." Potom, po krátkom intervale je všetky informácie o blížiacej sa akcii: kedy, kde a koľko. Je lepšie, keď tento odsek, ako aj záhlavie, je tučne, ale menšie. Nasledujúci odsek môže byť krátka informácie o spoločnosti a jej službách.
Povinné bod vo vývoji takéhoto PR-nástroj je určiť všetky kontakty spoločnosti, a odosielateľ je zodpovedný za interakciu s médiami. Ak chcete ušetriť miesto na papieri Ďalšie informácie o spoločnosti, tlač tlačové správy lepšie na hlavičkovom papieri organizácie, kde v hornej časti listu bude tlačiť rozpoznateľné logo a kontaktné údaje.
Informácie na priloženom texte musí byť jednoduché a jasné, bez použitia technických pojmov. A zároveň najviac plne odrážať ničím novým a informácie o spoločnosti. To by malo byť vykonané s ohľadom na médiách, ktorí sa nemôžu akcie zúčastniť, ale to môže publikovať článok o tom na základe informácií v tlačovej správe.
Treba tiež dať tlačová správa na oficiálnych internetových stránkach.
A hlavná vec. Pre efektívne interakciu s médiami by im mala poskytnúť toľko presné, konkrétne informácie. A vždy zostať zdvorilý a priateľský.